donework.ai
KI-Agenten für den Mittelstand, damit Ihre Fachkräfte frei werden für das, was wirklich zählt.
Wir bauen und betreiben maßgeschneiderte KI-Agenten, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig übernehmen. DSGVO-konform, sicher betrieben und strikt wertbasiert bezahlt.
Gegründet von einem ehem. Digitalvorstand (Elia SA & 50Hertz) und einem ehem. globalen Produktleiter (Vodafone).
Die Chance
Wiederkehrende Aufgaben binden Ihre knappsten Ressourcen.
Häufig, wiederholend, aufwändig. Genau hier sollte KI die Lösung sein. Die Frage ist nur: Kann sie einen Teil davon wirklich besser erledigen?
Typische Betriebsabläufe
- Datenerfassung
- Datenüberprüfung
- Angebotserstellung (Kunden)
- Angebotsanalyse (Lieferanten)
- Archivierung
Was sie kosten
- Binden knappe Facharbeiter-Kapazitäten und begrenzen so das Wachstum
- Häufig unbeliebte, aber notwendige Tätigkeiten
- Kosten ohne direkten Kundennutzen
- Qualität schwankt mit der Menge
- Prozesswissen hängt an einzelnen Mitarbeitenden
Beispiel: Gastronomie
Kassenabschlüsse: 90 % Routine, die sich automatisieren lässt.
Unternehmen: GUSTO HELVETICO AG · Schweizer Gastronomiekonzern, gewachsen durch Zukäufe · € 115 Mio. Umsatz · 120 Restaurants mit unterschiedlichen Verkehrssprachen und Kassensystemen
Aufgabe: Erfassung der täglichen Kassenabschlüsse im ERP-System · Formate CSV und PDF, per Mail und Fax · Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch · mitunter manuelle Ergänzungen oder Fehllieferungen
Was der Agent leistet
- Erfassung über alle Kassensysteme
- Liest alle POS-Formate (CSV und PDF) in Deutsch, Französisch und Italienisch, vereinheitlicht Zahlformate wie den Schweizer Tausender-Apostroph und mappt jede Beschriftung auf das richtige SAP-Feld.
- Buchungssatz nach SAP-Schema
- Rechnet Netto und MwSt je Satz (8,1 % vor Ort, 2,6 % Take-away) und bildet den fertigen SAP-Buchungssatz mit korrekten Konten, Steuerkennzeichen und Kostenstelle je Filiale.
- Abstimmung & Plausibilität
- Stimmt Bar, Karte und Gutschein rappengenau gegen Umsatz und MwSt ab, erkennt unmögliche Umsätze und Dubletten und meldet Ausreißer gegenüber dem gleichen Wochentag der Vorwoche.
- Vollständigkeit, Report & Freigabe
- Prüft per Roster, ob jede geöffnete Filiale einen Abschluss geliefert hat, listet Fehlende und übergibt den Tageslauf zur Freigabe. Erst danach entsteht die SAP-Importdatei.
Aufwand für die Kassenabschlüsse
| Heute | Mit KI-Agent | |
|---|---|---|
| Vollautomatisch verbucht | — | 90 % |
| Mit menschlicher Prüfung | 100 % | 10 % |
| Zeit / menschlicher Abschluss | 10 Min. | 5 Min. |
| FTE-Bedarf inkl. Pflege | 4,0 | 1,5 |
| Personalkosten / Jahr | € 240.000 | € 90.000 |
Die Herausforderung
KI erfordert Spezialwissen, ebenso wie der sichere Betrieb.
Viele Firmen haben Potenzial, das mit KI gehoben werden kann, aber nicht die IT- und KI-Fähigkeiten für eine erfolgreiche Einführung.
- KI-Werkzeuge sind neu in der IT: eine Unmenge aufstrebender Lösungen ohne klaren Gewinner.
- KI muss für jeden Prozess trainiert und eng geführt werden (Halluzinationen, Human-in-the-Loop).
- Cybersicherheit, Datenschutz und KI-Regulierung müssen eingehalten werden, am besten mit EU-Servern und Open-Source-Komponenten.
- Nicht nur der Aufbau, auch der andauernde Betrieb muss gewährleistet sein (Kosten, Backup, Performance, Patching).
- Mitarbeiter mit dem nötigen Prozess- und IT-Verständnis für Agenten sind teuer und schwer zu finden.
Erfolgreicher KI-Einsatz erfordert eine kompetente Analyse der Ist-Prozesse und deren Übersetzung in den neuen KI-Workflow. Genau das ist unser Handwerk.
Was wir anbieten
Sie geben die Regeln vor, donework.ai baut, betreibt und sichert ab.
donework.ai löst das für den Mittelstand: durch Bau und Betrieb maßgeschneiderter Agenten, ohne dass Sie ein eigenes KI-Team aufbauen müssen.
Ihr Teil · was sichtbar ist
Sie stellen uns Ihre Daten bereit, legen die Regeln fest und entscheiden an den wichtigen Stellen. Die fertigen Ergebnisse bekommen Sie zurück, mehr Aufwand entsteht bei Ihnen nicht. Kein KI-Team, keine Server, keine Lizenz.
Daten
Ihre Daten, so wie sie bei Ihnen anfallen. Die Ergebnisse in dem Format, das Ihre Systeme brauchen.
Regeln
Sie geben vor, nach welchen Regeln gearbeitet wird.
Fachliche Überwachung
Menschlicher Überblick über alle Abläufe. Unklare Fälle klären Ihre Fachleute.
Unser Teil · die technische Basis
Eine fertige Plattform, gebaut und betrieben von uns. Die technische Komplexität bleibt auf unserer Seite, nicht auf Ihrer.
Datenschutz
Ihre Daten bleiben in der EU, getrennt von anderen Kunden, verarbeitet nur in Ihrem Auftrag. Gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist.
Cyber-Sicherheit
Eine abgeschottete Umgebung je Kunde, verschlüsselte Zugänge. Aufgebaut an anerkannten Sicherheitsstandards wie NIS2 und BSI C5.
Compliance (EU AI Act)
Außerhalb der Hochrisiko-Klasse des EU AI Act, KI offengelegt, beaufsichtigt und lückenlos protokolliert. Die Regulierungslast tragen wir.
Betrieb & Wartung
Wir betreiben und überwachen alles in der EU, doppelt abgesichert. Geht etwas schief, stoppt der Vorgang automatisch, statt ein falsches Ergebnis zu liefern. Updates und Support inklusive.
Souveränität & Unabhängigkeit
Komplett in der EU aufgebaut, auf offener Technik. Die KI-Modelle sind austauschbar, keine Abhängigkeit von einer US-Cloud oder einem einzelnen Anbieter.
Wie wir vorgehen und was es kostet
Maßgeschneidert gebaut, strikt wertbasiert bezahlt.
- 01
Analyse & Entwicklung
Discovery, Detaildesign, Training und Setup des Agenten, Anbindung Ihrer Systeme, Analyse der Ist-Kosten.
- 02
Pilotierung & Validierung
Überprüfung und Optimierung des Agenten, Anlernen der Human-in-the-Loop-Prozesse, Messung der Einsparungen.
- 03
Betrieb
Fortlaufender Agentenbetrieb, Reporting an Sie und Kontrolle für Sie. Jährliche Erneuerung.
Zwischen den Phasen entscheiden Sie per Freigabe, ob es weitergeht.
Strikt wertbasiert bezahlt. Eine fixe Setup-Gebühr zum Start, danach eine monatliche Gebühr oder ein variabler Anteil an den vermiedenen Arbeitskosten. Den Qualitätsgewinn gibt es obendrauf.
Das Gesamtbild
Bei KI-Transformationen ist Technik nur die halbe Miete.
Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist Voraussetzung für den Erfolg. Deshalb behandeln wir den Wandel als eigene Aufgabe, nicht als Nebeneffekt.
Was Ihr Team beiträgt
Ohne diese Mitwirkung wird kein Agent gut. Der Aufwand ist überschaubar, aber echt.
- Das Projekt priorisieren und sichtbar dahinterstehen
- Den Prozessablauf offen und vollständig teilen
- Sonderfälle und Beispieldaten kompetent auswählen
- Zuarbeiten schnell und vollständig liefern
- Enge Zusammenarbeit bei Deep Dive und Pilotierung
Was Ihre Mitarbeitenden bewegt
Echte Fragen aus dem Team. Nicht alle rational, alle ernst zu nehmen.
- Was bedeutet das für meinen Arbeitsalltag?
- Werde ich durch KI ersetzt?
- Übernimmt die KI den nervigen oder den guten Teil meiner Arbeit?
- Bekomme ich am Ende mehr Arbeit?
- Kann ich den Ergebnissen trauen?
Was Führung trägt
Hier entscheidet sich die Akzeptanz. Dabei begleiten wir Sie.
- Klare Botschaft: Warum KI, welcher Gewinn für die Firma?
- Positive Perspektive auf neue Aufgaben und Arbeitsweise
- Zuhören und Sorgen ernst nehmen, auch die nicht rationalen
- Beteiligte für den Erfolg incentivieren
- Zeitliche Kapazitäten für das Projekt schaffen
- Präsenz zeigen und echt transparent sein
Für Ihre eigene Einschätzung
Macht ein KI-Agent bei uns überhaupt Sinn?
Das hängt davon ab, wie Sie diese sechs Fragen für sich beantworten.
Dauer-Recruiting für immer dieselbe Aufgabe?
Sie stellen häufig für gleichartige, repetitive Tätigkeiten ein, und müssten eigentlich noch mehr einstellen, um nicht zu bremsen.
Beste Leute verlieren Zeit mit Routine?
Erfahrene Mitarbeitende verbringen substanzielle Wochenarbeitszeit mit Aufgaben, für die sie überqualifiziert sind, keine Einzelfälle.
Tausende Male dasselbe Muster?
Hunderte oder tausende Vorgänge pro Monat: Daten umtragen, ähnliche Mails schreiben, Standardantworten geben. Das muss doch intelligenter gehen.
Leidet die Qualität mit dem Volumen?
Immer wieder Fehler aus Routine, Müdigkeit oder Zeitdruck bei Massentätigkeiten, die Geld, Kunden oder Reputation kosten.
Kapazitätsgrenze kostet Geschäft?
Aufträge abgesagt oder verzögert, weil keine Hände frei waren, oder Vorgänge, bei denen schnellere Antwort direkt Umsatz brächte.
Wüssten Sie sofort, wo anfangen?
Wenn Sie morgen fünf zuverlässige Agenten geschenkt bekämen: hätten Sie auf Anhieb einen Bereich im Kopf, in dem Sie sie einsetzen wollten?
Ein paar Mal innerlich genickt? Dann lohnt sich ein Gespräch.
Wer wir sind
Zwei Operatoren, die Technik und Prozess zusammenbringen.
Michael von Roeder
Berlin
Technischer Leiter, verantwortet die Agenten-Plattform von donework.ai.
- Vormals Digitalvorstand Elia SA & 50Hertz
- Ehem. Accenture-Berater
Peter Becker-Pennrich
Düsseldorf
Produktleiter, verantwortet die Anpassung der Agenten beim Kunden.
- Vormals globaler Produktleiter Vodafone
- Ehem. Accenture-Berater
Der nächste Schritt
Lassen Sie uns reden.
Der Einstieg ist ein NDA & Discovery-Workshop (ca. 1–2 Stunden): eine strukturierte Analyse Ihrer Aufgaben-Landschaft. Am Ende steht eine priorisierte Shortlist mit Potenzialen und die gemeinsame Entscheidung, ob wir vertiefen.
Gebührenfrei und ohne Verpflichtung.