donework.ai
KI-Agenten für den Mittelstand — damit Ihre Fachkräfte frei werden für das, was wirklich zählt.
Wir bauen und betreiben maßgeschneiderte KI-Agenten, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig übernehmen. DSGVO-konform, sicher betrieben — und strikt wertbasiert bezahlt.
Gegründet von einem ehem. Digitalvorstand (Elia SA & 50Hertz) und einem ehem. globalen Produktleiter (Vodafone).
Die Chance
Wiederkehrende Aufgaben binden Ihre knappsten Ressourcen.
Häufig, wiederholend, aufwändig — und genau hier sollte KI die Lösung sein. Die Frage ist nur: Kann sie einen Teil davon wirklich besser erledigen?
Typische Betriebsabläufe
- Datenerfassung
- Datenüberprüfung
- Angebotserstellung (Kunden)
- Angebotsanalyse (Lieferanten)
- Archivierung
Was sie kosten
- Binden knappe Facharbeiter-Kapazitäten — und begrenzen so das Wachstum
- Häufig unbeliebte, aber notwendige Tätigkeiten
- Kosten ohne direkten Kundennutzen
- Qualität schwankt mit der Menge
- Prozesswissen hängt an einzelnen Mitarbeitenden
Beispiel — Hausverwaltung
Belegerfassung — bisher ein Personalengpass, künftig die Routine.
Bezugsgröße: Mustermann Immobilien Management · 100 Mitarbeiter · € 15 Mio. Umsatz · 25.000 verwaltete Wohneinheiten · 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr
Was der Agent leistet
- Sachliche Zuordnung
- Erkennt aus PDF und Lieferantendaten die richtige Liegenschaft, ordnet Sachkonto und Wirtschaftseinheit zu — auch bei Adresse als Freitext.
- Umlagefähigkeit nach BetrKV
- Klassifiziert jede Rechnungsposition als umlagefähig (Mieter) oder nicht (Eigentümer) — direkt verwertbar für die Nebenkostenabrechnung.
- Plausibilitätsprüfung
- Vergleicht Beträge mit Vorjahren, Wartungsverträgen und Marktwerten. Meldet Ausreißer und erkennt bezahlte Doubletten.
- Tägliches Reporting & Freigabe
- Übergibt täglich eine Übersicht der bearbeiteten Belege — zur Plausibilitätskontrolle und expliziten Freigabe vor der Verbuchung.
Aufwand für die Belegerfassung
| Heute | Mit KI-Agent | |
|---|---|---|
| Vollautomatisch erledigt | — | 70 % |
| Mit menschlicher Prüfung | 100 % | 30 % |
| Zeit / geprüfter Rechnung | 15 Min. | 8 Min. |
| FTE-Bedarf inkl. Pflege | 7,0 | 2,0 |
| Personalkosten / Jahr | € 350.000 | € 100.000 |
Was wir anbieten
Sie geben die Regeln vor — donework.ai setzt sie durch, betreibt und sichert ab.
KI braucht Spezialwissen — beim Aufbau wie im sicheren Betrieb. Genau das übernehmen wir, damit Sie ohne eigenes KI-Team Nutzen heben.
Begrenzt durch Ihre Business-Regeln, überwacht durch Ihre Kontrolle.
Sicherheit
Mandantentrennung, Verschlüsselung und Audit-Log je Aktion.
DSGVO
Hosting in DE/EU, AV-Vertrag, sensible Daten lokal verarbeitbar.
Steuerung
Ihre Regeln werden verbindlich durchgesetzt — jederzeit anpassbar.
Betrieb
Updates, Monitoring, Support — kein eigenes KI-Team nötig.
KI-Modelle
Modell-agnostisch, kein Lock-in, Wechsel ohne Umbau.
Wie wir vorgehen und was es kostet
Maßgeschneidert gebaut — strikt wertbasiert bezahlt.
- 01
Analyse & Entwicklung
Discovery, Detaildesign, Training und Setup des Agenten, Anbindung Ihrer Systeme, Analyse der Ist-Kosten.
- 02
Pilotierung & Validierung
Überprüfung und Optimierung des Agenten, Anlernen der Human-in-the-Loop-Prozesse, Messung der Einsparungen.
- 03
Betrieb
Fortlaufender Agentenbetrieb, Reporting an Sie und Kontrolle für Sie. Jährliche Erneuerung.
Zwischen den Phasen entscheiden Sie per Freigabe, ob es weitergeht.
Sie behalten den Großteil der vermiedenen Arbeitskosten, plus den Qualitätsgewinn. Wir verdienen erst, wenn Sie sparen.
Das Gesamtbild
Bei KI-Transformationen ist Technik nur die halbe Miete.
Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist Voraussetzung für den Erfolg. Deshalb behandeln wir den Wandel als eigene Aufgabe, nicht als Nebeneffekt.
Was Ihr Team beiträgt
Ohne diese Mitwirkung wird kein Agent gut. Der Aufwand ist überschaubar, aber echt.
- Das Projekt priorisieren und sichtbar dahinterstehen
- Den Prozessablauf offen und vollständig teilen
- Sonderfälle und Beispieldaten kompetent auswählen
- Zuarbeiten schnell und vollständig liefern
- Enge Zusammenarbeit bei Deep Dive und Pilotierung
Was Ihre Mitarbeitenden bewegt
Echte Fragen aus dem Team. Nicht alle rational, alle ernst zu nehmen.
- Was bedeutet das für meinen Arbeitsalltag?
- Werde ich durch KI ersetzt?
- Übernimmt die KI den nervigen oder den guten Teil meiner Arbeit?
- Bekomme ich am Ende mehr Arbeit?
- Kann ich den Ergebnissen trauen?
Was Führung trägt
Hier entscheidet sich die Akzeptanz. Dabei begleiten wir Sie.
- Klare Botschaft: Warum KI, welcher Gewinn für die Firma?
- Positive Perspektive auf neue Aufgaben und Arbeitsweise
- Zuhören und Sorgen ernst nehmen, auch die nicht rationalen
- Beteiligte für den Erfolg incentivieren
- Zeitliche Kapazitäten für das Projekt schaffen
- Präsenz zeigen und echt transparent sein
Für Ihre eigene Einschätzung
Macht ein KI-Agent bei uns überhaupt Sinn?
Das hängt davon ab, wie Sie diese sechs Fragen für sich beantworten.
Dauer-Recruiting für immer dieselbe Aufgabe?
Sie stellen häufig für gleichartige, repetitive Tätigkeiten ein — und müssten eigentlich noch mehr einstellen, um nicht zu bremsen.
Beste Leute verlieren Zeit mit Routine?
Erfahrene Mitarbeitende verbringen substanzielle Wochenarbeitszeit mit Aufgaben, für die sie überqualifiziert sind — keine Einzelfälle.
Tausende Male dasselbe Muster?
Hunderte oder tausende Vorgänge pro Monat: Daten umtragen, ähnliche Mails schreiben, Standardantworten geben. Das muss doch intelligenter gehen.
Leidet die Qualität mit dem Volumen?
Immer wieder Fehler aus Routine, Müdigkeit oder Zeitdruck bei Massentätigkeiten — die Geld, Kunden oder Reputation kosten.
Kapazitätsgrenze kostet Geschäft?
Aufträge abgesagt oder verzögert, weil keine Hände frei waren — oder Vorgänge, bei denen schnellere Antwort direkt Umsatz brächte.
Wüssten Sie sofort, wo anfangen?
Wenn Sie morgen fünf zuverlässige Agenten geschenkt bekämen: hätten Sie auf Anhieb einen Bereich im Kopf, in dem Sie sie einsetzen wollten?
Ein paar Mal innerlich genickt? Dann lohnt sich ein Gespräch.
Wer wir sind
Zwei Operatoren, die Technik und Prozess zusammenbringen.
Michael von Roeder
Berlin
Technischer Leiter — verantwortet die Agenten-Plattform von donework.ai.
- Vormals Digitalvorstand Elia SA & 50Hertz
- Ehem. Accenture-Berater
Peter Becker-Pennrich
Düsseldorf
Produktleiter — verantwortet die Anpassung der Agenten beim Kunden.
- Vormals globaler Produktleiter Vodafone
- Ehem. Accenture-Berater
Der nächste Schritt
Sie mussten ein paar Mal innerlich nicken?
Lassen Sie uns reden. Der Einstieg ist ein NDA & Discovery-Workshop (ca. 1–2 Stunden): eine strukturierte Analyse Ihrer Aufgaben-Landschaft. Am Ende steht eine priorisierte Shortlist mit Potenzialen — und die gemeinsame Entscheidung, ob wir vertiefen.
Gebührenfrei und ohne Verpflichtung.